La gestion électronique des documents (GED), ou en anglais DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management), permet de contrôler la production, la circulation, diffusion des documents mais aussi le stockage et la récupération de tout type de document ainsi que la valorisation et l’amélioration de l’accès aux documents.
L'information contenue dans les documents, tant interne qu'externe, est un élément clé, stratégique et concurrentiel au sein des organisations. La GED est donc devenue un processus global d'entreprise.
La GED est un ensemble de technologies (matériel et logiciels spécifiques) qui permet la gestion intelligente de tout document ou fichier d'une organisation. Ces documents peuvent être d'origines diverses : papier, fichier texte, tableur, microfilm, images, etc.
La GED crée des modèles d'organisation de documents qui sont associés à des index pour rechercher et récupérer rapidement n'importe quel document. En plus des index couramment utilisés tels que la date de création, l'auteur, la version, le dossier de stockage, la GED peut en ajouter beaucoup d'autres, tels que le type de document, le département, le nom du fournisseur. Cela facilite la recherche de localisation.
Avec la gestion des documents électroniques, vous pouvez également restreindre le type d'accès, en offrant des autorisations différenciées pour chaque utilisateur sur un document donné. Vous pouvez définir uniquement les utilisateurs qui peuvent visualiser ou également imprimer un document.
Les principales caractéristiques de ces systèmes de gestion documentaire sont les suivantes :
- Ils répondent aux besoins et aux problèmes de gestion de l'information au sein des organisations.
- Ils ont un caractère ouvert et dynamique, évoluant au fur et à mesure de la trajectoire de l'organisation.
- Ils proposent des solutions qui englobent l'ensemble du cycle de vie des documents.
- Ils envisagent et gèrent les différents supports documentaires existant dans l'organisation.
- La gestion des documents s'inscrit dans un environnement plus large au sein de la
la gestion de la qualité totale de l'organisation (ISO 9001).
Vous pouvez aussi regarder cette petite vidéo explicative :
La mise en œuvre de la gestion électronique des documents dans votre entreprise présente de nombreux avantages.
Vous trouverez ci-dessous une liste des avantages les plus importants :
Grâce au système d'organisation et aux possibilités d'indexation offertes par la GED, la localisation des documents est beaucoup plus rapide et efficace.
En réduisant les impressions et les copies inutiles et en maintenant un environnement plus organisé, vous réduirez les coûts d'investissement dans les consommables et l'usure du matériel utilisé à cette fin.
Ma gestion électronique des documents modifie l'espace physique qui servait auparavant au stockage du papier, et peuvent permettre par exemple de libérer de la place pour de nouveaux postes de travail.
Grâce à la gestion électronique des documents, vous pouvez vous concentrer sur votre activité, car la GED fournit des réponses rapides et précises en minimisant les ressources humaines et en augmentant la productivité.
La réduction des flux de travail est une action durable, qui aide automatiquement votre organisation à préserver l'environnement.
Et nous pouvons également parler des autres avantages de la gestion électronique des documents (GED) :
- Facteur d'avantage concurrentiel.
- Contrôle absolu des processus d'entreprise.
- Diminution du temps de traitement des documents.
- Élimination du risque d'égarement des documents.
- Possibilité de faire examiner le même document simultanément par plusieurs personnes, voire par des services différents.
Voici le classement et la liste de quelques GED parmi les plus recommandées du marché :
Vous trouverez ci-dessous notre tableau comparatif des meilleurs GED :
Les logiciels de gestion de documents (GED) peuvent varier considérablement en termes de prix et de structure des coûts. Le premier facteur, et peut-être le plus important, du coût de votre système de gestion de documents est de savoir si vous choisissez une version basée sur le cloud ou une version sur site.
Les logiciels basés sur le cloud déchargent votre entreprise de la maintenance de l'infrastructure et de la charge de la sécurité et la confient à une société tierce. Bien que cela réduise les dépenses et les difficultés liées à la gestion en interne, vous devrez simplement vous assurer que l'entreprise traite vos données correctement. Les logiciels cloud sont généralement payés par abonnement. Pour la plupart des logiciels de gestion de documents, cela peut aller de 15 à 200 dollars par mois et par utilisateur, selon la complexité de la solution choisie.
Les versions sur site des logiciels de gestion de documents nécessitent vos propres serveurs et, généralement, une équipe informatique dédiée pour la maintenance. Votre entreprise est entièrement responsable de la sécurité de vos données, mais cela signifie également que vous avez le contrôle total de vos propres données. Avec les solutions sur site, vous devez généralement acheter une licence pour chaque utilisateur. Chaque licence peut coûter 1 000 dollars ou plus, mais il s'agit d'une redevance unique. Toutefois, les solutions sur site facturent généralement des frais supplémentaires pour l'assistance technique et les mises à jour logicielles après la première année, ce qui représente généralement environ 20 % du coût initial de la licence.
Pour les petites entreprises à la recherche d'un logiciel facile à gérer et qui ne représente pas des frais généraux importants, nous recommandons une solution basée sur le cloud. Toutefois, assurez-vous que votre fournisseur adhère aux meilleures pratiques de cybersécurité pour protéger vos données.
Le prix réel des logiciels de gestion de documents varie selon les entreprises. Il est évident que les systèmes dotés de fonctionnalités plus complexes ont tendance à coûter plus cher, tandis que le coût d'un logiciel de gestion de documents de base sans fonctionnalités supplémentaires (comme les outils de gestion des tâches et les fonctions d'automatisation des flux de travail) peut être assez bas. En outre, plus vous ajoutez d'utilisateurs à un système basé sur le cloud, plus le prix de l'abonnement mensuel sera élevé.
Les systèmes de gestion des documents sont très importants, comme nous l'avons vu, pour le bon fonctionnement de l'entreprise. Pour le mettre en œuvre, nous recommandons de suivre les étapes suivantes.
Le gestionnaire de documents est la personne chargée de stocker les documents, de choisir le système de gestion de documents le plus approprié pour l'entreprise et de former le reste de l'équipe à son utilisation. Selon l'entreprise, il peut y avoir une personne spécifiquement chargée de cette tâche, ou il peut également s’agir d’une activité confiée à une personne membre des services de communication, des fonctions marketing (ou autre) qui remplit cette fonction.
Le fait d'avoir une personne spécifiquement chargée de la gestion des documents contribue à améliorer leur traçabilité et fiabilité. Ce responsable déterminera l'état de vos documents et estimera le temps nécessaire à leur classement.
Une fois que vous avez décidé quel outil sera utilisé, le gestionnaire de documents prendra les mesures suivantes :
Une entreprise gère en permanence des documents, physiquement et numériquement. Les employés eux-mêmes devraient être chargés de déterminer lesquels ont besoin d'être préservés.
Une fois le dossier ou le document déterminé, il est nécessaire de :
Outmind vous permet d'accéder instantanément à vos (documents, emails, conversation...) pour vous faire gagner en qualité et efficacité.
Si vous disposez d'une GED (ou souhaitez la mettre en place), vous aurez besoin d'unifier l'accès à l'information pour éviter un effet de silos. En effet, le risque est de se retrouver avec plusieurs sources de données pour un même type de documents, et que vos utilisateurs ne sachent pas exactement ce qui est rangé à quel endroit. Vous risqueriez alors de voir une adoption de votre GED qui ne décolle pas, malgré tous les efforts investis.
Une solution de recherche multi-sources légère à installer et extrêmement intuitive peut vous éviter ces conséquences.
Avec Outmind, vous ne re-créez plus les documents existants : vous pourrez repartir des documents de référence internes. Où qu'ils se trouvent.
De plus, en moyenne, plus de 80% de l'information est inaccessible et/ou non documentée pour un utilisateur type. Quand ils ne sont pas partagés ou inexistants, Outmind apporte aussi une solution : nous permettons d’identifier les interlocuteurs internes les plus pertinents selon leurs contributions. Nos algorithmes de machine learning analysent les contributions au sein de vos outils sans action particulière de votre part. Ce qui vous permettra de ne plus solliciter inutilement les mauvaises personnes.
En bref, avec Outmind :
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