Un moteur de recherche interne est, dans une entreprise, un système connecté à l’intégralité des outils numériques productifs (boîtes mail, systèmes de fichiers, ERP, CRM, outils de gestion de projet…) pour y trouver les informations pertinentes.
Historiquement, ces solutions étaient réservées aux grandes entreprises. La complexité de mise en place de tels systèmes nécessitait des missions très spécifiques avec les clients pour connecter tous les outils de l’entreprise. On parle de projets d’implémentation longs - se comptant en années - et coûteux. Les petites et moyennes entreprises ne disposant pas des mêmes moyens ne pouvaient pas se tourner vers ce type de solutions. De toute façon, ces entreprises ne traitaient pas un volume assez élevé de données pour avoir besoin d’un moteur de recherche interne : y avoir recours aurait été comme utiliser un bazooka pour écraser une petite mouche.
Le volume mondial de données double tous les deux ans : pour faire simple, les entreprises produiront cette année (en 2020), 100 fois plus de données qu’elles n’en ont produites en 2008. Un problème qui était alors uniquement réservé aux grandes entreprises est de plus en plus celui de toutes les structures, quelles que soient leur taille ou leur secteur.
La donnée présente en entreprise est multiforme et surtout multi-source. C’est en moyenne entre 8 et 10 outils qui sont accessibles à chaque employé d’une entreprise : ce sont des outils de messagerie (email ou messagerie collaborative comme Slack et Teams, des outils de gestion de projet, des ERP, des CRM (comme Salesforce), des systèmes de stockages de fichiers, des bases documentaires, des outils métiers…
D'après Okta, en 2020, 88 outils en moyenne sont implémentés par entreprise. Cela représente une augmentation de 6 % par rapport aux 83 applications de 2019, et de 21 % en 3 ans. Ce chiffre s'accroît avec la taille : 10 % des entreprises déploient 200 applications ou plus.
Cette montagne de données est une véritable mine d’or, mais on demande trop souvent aux employés d’aller l’explorer avec une simple pioche. Fournir les mauvais outils aux collaborateurs introduit plusieurs problèmes principaux :
Cela ne vous aura pas échappé, les outils déployés en entreprise sont de plus en plus des outils en ligne, ou SaaS (Software as a Service), c’est à dire accessibles depuis votre navigateur : 78% des éditeurs de logiciel proposaient ce modèle fin 2018. Le marché du SaaS est en pleine essor (+24% croissance annuelle) et près d’un nouvel outil de ce type est déployé chaque année à destination des employés. Le problème dont nous avons parlé plus haut est déjà fortement présent mais la croissance du volume de données et du nombre d’outils mis à disposition des employés ne fait ainsi que l’accentuer.
Comme nous l’avons dit plus haut, les ISE étaient historiquement réservés aux grandes entreprises parce que s’interfacer avec leurs outils internes était une tâche difficile. Il fallait également déployer un tel outil systématiquement On Premise, augmentant de ce fait la taille des organisations à laquelle il était destiné.
Aujourd’hui, nous faisons face à un vrai changement de paradigme : la grande majorité des outils SaaS disposent d’une API qui permet aux développeurs externes de s’interfacer très facilement avec les données. Et c'est après avoir regardé ce qui existait sur le marché et constaté que les outils existants (outils de stockage de données, plateformes collaboratives, GED, et autres outils de knowledge management...) ne répondaient pas efficacement aux besoins découverts que nous avons créé Outmind, le premier moteur d’accès à l’information interne en SaaS. Nous nous connectons aux outils internes de l'entreprise, dès quelques dizaines de salariés, pour leur fournir une expérience d’accès à l’information qui leur était jusque là inaccessible. Outmind permet de remplacer la “pioche” de vos collaborateurs, pour qu’ils puissent enfin extraire les pierres précieuses de cette montagne de données.
.png)
