Iming × Outmind

Comment un cabinet d'ingénierie peut gagner en efficacité et en qualité grâce à Outmind

Team work, work colleagues, working togetherby Annie Spratt
La collaboration entre IMING et Outmind avait un objectif clair : aider une société d'ingénierie Tous Corps d'Etat de 120 collaborateurs à gagner en efficacité sur ses réponses aux appels d'offres, en réduisant drastiquement le temps consacré à l'analyse documentaire. Face à des dossiers de consultation toujours plus volumineux comme les CCTP, CCAP, ou encore les mémoires techniques, les équipes commerciales et opérationnelles se retrouvent à mobiliser un temps précieux sur des tâches d'analyse et de synthèse.

Dans ce contexte, Outmind permet aux chefs de projet et responsables de cellule d'IMING de se concentrer sur ce qui compte vraiment : la qualité de leur réponse et la conquête de nouveaux marchés.
SECTEUR
Groupe d’ingénierie Tous Corps d’Etat (TCE)
EFFECTIF
120 personnes
OUTILS
Microsoft 365, Serveurs de fichiers, Sharepoint
VOLUME GLOBAL
+7 millions de documents

Les problématiques d'Iming

IMING intervient en tant que Maître d'Œuvre et Assistant à Maîtrise d'Ouvrage sur des projets variés : bâtiments tertiaires et industriels, énergies alternatives, infrastructures routières.

Avant Outmind, IMING faisait face à plusieurs problèmes structurels : 
  • Les documents stockés sur les serveurs de fichiers et SharePoint étaient introuvables sans en connaître le titre ou l'emplacement exact — problème cité par la quasi-totalité des répondants au questionnaire interne.
  • D'après une enquête interne, 59% des collaborateurs devaient solliciter leurs collègues pour retrouver une information, générant une dépendance aux experts et une perte de temps collective.
  • L'analyse des dossiers de consultation (DCE) — pouvant contenir 10 à 15 documents techniques — mobilisait entre 20 minutes et 1 heure par dossier, pour des équipes traitant jusqu'à 40 appels d'offres par semaine.
  • Sans capitalisation sur les projets passés, les connaissances métier disparaissaient au départ des collaborateurs, faute d'un accès structuré à l'historique.
  • Le besoin de déléguer des tâches chronophages à une IA générative, dans un environnement sécurisé, restait sans réponse satisfaisante.

Prise de poste et recherche dans l'historique

« Outmind m'a permis de gagner beaucoup de temps et d'assurer cette continuité mémorielle dont on a vraiment besoin dans nos métiers. »

Caroline Pinglot

Directrice du Développement

Les solutions apportées par Outmind

Outmind révolutionne l'accès à l'information chez IMING, en offrant une solution alliant recherche documentaire puissante et IA générative, conçue pour répondre aux besoins concrets des métiers de l'ingénierie. Dès la mise en place, les équipes ont co-construit des assistants métiers personnalisés lors d'ateliers participatifs, pour garantir des applications directement ancrées dans leurs usages quotidiens.

Grâce à la solution, chaque collaborateur peut instantanément accéder à l'historique des projets et des clients, en cherchant dans l'ensemble des sources — serveurs de fichiers, SharePoint, Outlook — sans avoir à en connaître l'emplacement exact. Un atout décisif notamment lors des prises de fonction : retrouver en quelques secondes toutes les informations d'un client avant un rendez-vous, là où il fallait auparavant multiplier les échanges internes.

Outmind joue également un rôle clé dans la qualité des réponses aux appels d'offres. L'assistant métier "Dave", pensé et personnifié par les équipes elles-mêmes, vient confronter les mémoires techniques rédigées aux réponses passées, non pas pour produire à la place des ingénieurs, mais pour élever le niveau de chaque réponse.

Sur le terrain aussi, la valeur est immédiate : lors d'une expertise judiciaire, un collaborateur a pu accéder en temps réel à des éléments de réponse dans la base documentaire pour contrecarrer un argument adverse sur-le-champ.

Outmind assure enfin un accompagnement humain sur mesure pour garantir une adoption durable. Avec un Customer Success Manager dédié, IMING bénéficie d'un suivi personnalisé qui s'adapte à l'évolution des usages. Des ateliers d'aide à la création d'assistants métiers ont été conduits directement auprès des équipes, permettant de concevoir des assistants précisément calibrés sur leurs processus. Au-delà du démarrage, Outmind a accompagné la montée en compétences de champions internes, capables de maintenir, d'améliorer et de créer de nouveaux assistants de manière autonome, garantissant ainsi une solution qui s'affine et s'enrichit dans le temps. Comme le dit Guillaume Troadec, Directeur Batiment et Industries : "Le meilleur indicateur de cette réussite, c'est l'appropriation quotidienne de l'outil par les collaborateurs eux-mêmes."

Bénéfices chiffrés (estimations fournies par Iming)

200 000€

Economisés par an pour 110 collaborateurs

+10 requêtes

par semaines par collaborateur

+70 %

utilisateurs actifs mensuels

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