Outmind se connecte à vos serveurs de fichiers, partages Windows et NAS, indexe le texte des documents et le rend interrogeable par la recherche et par un assistant IA qui cite ses sources. Les fichiers ne bougent pas : ils restent sur le serveur, avec leurs droits d’accès. Le connecteur convient aux entreprises à forte propension documentaire, dont l’historique de projets vit sur des disques réseau plutôt que dans le cloud.
Ce qui est indexé
Sources : disques réseau (serveurs de fichiers partagés de l’entreprise), disques locaux. Le connecteur est disponible dans l’application Outmind pour Windows et Mac ; il ne se configure pas depuis l’interface web.
Formats dont le contenu et les métadonnées sont indexés :
- Documents texte : doc, docx, dot, dotx, docm, odt, rtf, txt, md, html
- Feuilles de calcul : xls, xlsx, xlsb, xlsm, xltx, csv, ods
- Présentations : ppt, pptx, pps, ppsx, pptm, odp
- PDF, y compris les PDF scannés (OCR appliqué automatiquement aux pages sans texte)
- Archives mail : msg, pst, eml
- Archives compressées : zip, rar (contenu extrait et indexé fichier par fichier)
Formats dont seules les métadonnées sont indexées (nom, chemin, dates, taille, auteur, permissions) : tous les autres fichiers, dont les plans et modèles 3D (dwg, dxf, ifc, rvt, skp), retrouvables par leur nom et filtrables par type.
Exclus : fichiers cachés, fichiers temporaires Office (~$), fichiers cloud non synchronisés.
Un mail archivé dans un fichier .pst, lui-même déposé sur un ancien serveur, est ouvert, ses pièces jointes lues et indexées, sans désarchivage manuel.
Comment ça marche
- Périmètre. L’administrateur crée la source depuis l’application Outmind, installée sur un poste ou une VM, avec un compte de service qui a les droits de lecture sur les dossiers racines retenus. Le périmètre se réduit ou s’étend ensuite en modifiant ces dossiers racines, sans recréer la source.
- Indexation. Outmind lit le texte des documents et leurs métadonnées, dont les permissions d’accès (DACL). Seul le contenu textuel extrait est stocké dans l’index, chiffré de bout en bout et au repos. Les premiers documents remontent en quelques minutes ; la première synchronisation complète prend plusieurs heures selon le volume.
- Synchronisation incrémentale. Après la première passe, seules les créations, modifications et suppressions sont traitées (« delta sync »), toutes les 24 heures par défaut, fréquence ajustable. Un fichier supprimé du serveur disparaît de l’index à la passe suivante.
- Droits d’accès. Chaque utilisateur lie son propre compte à la source partagée. Il ne voit dans Outmind que les documents auxquels il a déjà accès sur le serveur ; les autorisations ne sont jamais modifiées. En cas de perte d’accès du compte de service (erreur EPERM), l’option « Protéger les pertes d’accès » évite une désindexation massive involontaire ; elle se désactive quand il faut refléter strictement les permissions courantes.
- Ce qui reste sur place. Les fichiers, l’arborescence, les ACL et le serveur lui-même. Outmind ne remplace ni le serveur ni la GED ; il s’ajoute au-dessus.
Ce que l’on obtient
- Recherche plein texte et sémantique dans le titre, le corps et les métadonnées, avec filtres par format, date, source, et opérateurs (par exemple « contrat de travail NOT cdd »). L’onglet Pages liste chaque page où le mot apparaît, pour ouvrir directement le bon passage.
- Prévisualisation des documents sans les ouvrir, dans le respect des droits d’accès.
- Assistant IA avec sources : une question en langage naturel, une réponse construite à partir des documents accessibles, chaque passage cité relié à son fichier d’origine. Fonctionne sur les scans OCRisés et sur les fichiers extraits d’archives.
- Extraction et traitement : résumer, extraire les entreprises citées, repérer les dates ou les clauses, anonymiser un document.
- Une seule recherche pour le serveur de fichiers, SharePoint, Teams, Outlook, Google Drive, iManage, Notion, Slack, chacun avec ses propres règles d’accès.
- Connaissance mise à disposition des autres IA de l’entreprise via MCP, disponible prochainement.
Questions fréquentes
Peut-on brancher un serveur de fichiers Windows ou un NAS à une IA sans déplacer les documents ?
Oui. Le connecteur Outmind lit les partages réseau depuis l’application installée sur un poste ou une VM, indexe le texte et les métadonnées, et laisse les fichiers sur le serveur. L’assistant IA répond à partir de cet index et cite les fichiers d’origine.
Les droits d’accès du serveur sont-ils respectés ?
Oui. Outmind collecte les permissions (DACL) de chaque fichier et chaque utilisateur lie son propre compte à la source. Il ne voit que ce qu’il peut déjà ouvrir sur le serveur ; Outmind ne modifie aucune autorisation.
Les PDF scannés et les archives sont-ils pris en compte ?
Oui. L’OCR est appliqué automatiquement aux pages PDF sans texte. Les archives zip, rar, pst, eml et msg sont ouvertes et leur contenu indexé, pièces jointes comprises.
Que devient un fichier supprimé ou déplacé sur le serveur ?
La synchronisation incrémentale retire de l’index les fichiers supprimés à la passe suivante. Un dossier retiré des dossiers racines de la source est désindexé progressivement.
Quels prérequis côté infrastructure ?
Un poste ou une VM Windows ou Mac avec l’application Outmind, un compte de service disposant des droits de lecture sur les dossiers à indexer, et l’accès réseau aux partages. Toute modification de la source se fait depuis la même machine et le même compte.
Peut-on commencer sur un périmètre limité ?
Oui. La source est créée sur quelques dossiers racines représentatifs ; le périmètre s’élargit ensuite en ajoutant des dossiers, sans recréer la source ni réindexer l’existant.
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